广州某陶瓷有限公司总部位于意大利摩德纳市，主要从事瓷砖的设计、研发、生产和销售，于2001年投资中国，随着业务的发展，已约有100名员工陆续搬入研发中心全新的办公大楼进行办公。在当时，该研发中心由于集合了多个分支的资产，所以使用了大约有3台的办公设备。办公设备由采购部、行政部和IT部门共同承担管理责任，由于不同厂家的设备混在一起，购买后使用的年数也是五花八门的。

       在那种混合使用的环境中，往往会有办公设备运行和管理上的各种难题。“故障或更换耗材的频率非常的高。IT部光是应对公司内各部门频繁提出的修理要求就耗费了大量的人力。再加上办公设备的运行成本很难掌握，这都是很棘手的问题。”

       公司为了解决这些课题，向几家办公设备供应商征求建议。经过多方的讨论比较，最终选择了科颐办公提供的柯尼卡美能达的解决方案。

       选中柯尼卡美能达的重要理由就是柯尼卡美能达所提供的评估调查服务。此调查就是根据现有办公环境中办公设备的放置情况、过去1年办公耗材成本与现有设备的输出张数，通过对管理者及使用者进行问卷调查等手段，对设备使用情况和成本等现状进行了调查和分析。

       通过评估，就使得本来隐藏的问题显现出来了。比如，单一功能的不同品牌的办公设备多台使用；还存在耗材由使用设备的部门自行购买等情况，无法对现有的办公设备进行统一的管理，其次，与办公设备的数量相比，管理这些设备的工作人员实在太少了等课题。

       导入解决方案的时候，并不是一次性将所有设备进行更换，而是分阶段实施。首先尝试更换使用的设备是1台柯尼卡美能达C226彩色多功能复合机 ,同时还导入了统计管理软件和设备管理软件实现了对办公设备的统一管理。

       导入后，得到了多种成效。设备发生故障和卡纸的情况不但明显减少了,设备管理效率也提高了。导入前，每次设备发生故障，都必须到设备放置处，确认该设备的问题。导入后如果设备再发生问题，利用网络监视的监测，管理者就能通过电子邮件和手机自动收到相应的问题报告。

       “能够马上掌握到发生问题的设备所处的场所及问题种类等信息，就可以准确迅速地处理问题。而且，在复合机使用量较大的财务中心，处理故障的时间减少到1/3，这样的话设备管理工作量也减少了”。

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